Gratis fakturamaler
Hva er en fakturamal?
En fakturamal er et forhåndsutformet rammeverk for en faktura. Hovedformålet er å lage fakturaer. Fakturamalen kan vanligvis redigeres, tilpasses og lastes ned. Det bidrar til å skape brukervennlighet og datakonsistens, ettersom virksomheten som utarbeider fakturaen kan bruke en personlig fakturamal med forhåndsutfylte firmadata.
Slik fakturerer du en kunde ved hjelp av en fakturamal
Hvis du vil fakturere en kunde ved hjelp av en fakturamal, utføres vanligvis følgende:
Oppdater det grunnleggende innholdet i fakturamalen
Det grunnleggende innholdet i fakturaen inkluderer selger- og kundeopplysninger, kontaktadresser, fakturadato, produkt- eller tjenestebeskrivelse, antall sendt til kunden, sats avtalt med kunden, gjeldende MVA-sats og MVA-beløp, total betaling forespurt på fakturaen og eventuell annen tilleggsinformasjon som er relatert til salgstransaksjonen.
Informasjonen skal være fullstendig. Den må være nøyaktig, og fri for matematiske eller andre generelle unøyaktigheter.
På samme måte, der det er aktuelt, må fakturainnholdet støttes av pålitelige kildedokumenter. For eksempel, for å sikre fakturanøyaktighet, bør varemengden som skal faktureres være den samme som det som er spesifisert i forretningskontrakten.
Legg ved eller skriv ut fakturaen og send den til kunden
Hvis virksomheten bestemmer seg for å sende elektroniske fakturaer til kundene sine, inkluderer trinnene å laste opp filen til en e-postskjerm, skrive e-postadressen og innholdet, og deretter sende den til den aktuelle kunden. På den annen side, hvis virksomheten bestemmer seg for å sende fysiske fakturaer, bør fakturaen skrives ut og legges i en konvolutt. Adressen til mottakerens forretningslokaler skrives på konvolutten og denne sendes til kunden i posten.
Analyser for å se om det er behov for å endre filformatet til fakturamalen
Det er en mulighet for å endre filtypen til fakturamalen, hvis virksomheten ønsker det. Hvis bedriften for eksempel har lastet ned en Word-fil og har oppdatert innholdet, kan det være lurt å konvertere Word-formatet til et PDF-format. Et PDF-format brukes oftere i faktureringsprosessen.
Det kan være ulike filformater for en faktura. Deretter blir det en diskusjon om dette.
Fakturaformater
Det finnes ulike formater som gjør det mulig å utarbeide fakturaer. Disse formatene inkluderer, men er ikke begrenset til, PDF, Excel, Word, Google Docs, Google Sheets og så videre. Virksomheten har skjønn til å velge et av disse nevnte fakturaformatene. Men som nevnt tidligere er PDF et av de mest brukte fakturaformatene. Grunnen til dette er på grunn av følgende aspekter.
Hvorfor anses PDF-fakturamalen for å være den beste?
Følgende attributter gjør PDF-fakturaene til en av de beste fakturamalene.
Best for e-postlevering
PDF-format regnes som et av de sikreste vedleggene. Det følger derfor at det er mindre sannsynlig at det blir blokkert av e-postplattformer. Dette gjør det mulig å legge til rette for en jevn informasjonsflyt mellom selger og kjøper.
Universell kompatibilitet
PDF-filen kan nås av kunder når som helst, uten behov for å kjøpe programvare. Dette skyldes muligheten til PDF-fakturaformatet til å støttes av alle operativsystemer, for eksempel Windows, MacOS, Linux, iOS, samt Android.
Vedvarende formatering
Formateringen og oppsettet til filen forblir det samme når du bruker en PDF-fil. Dette bidrar til å sikre at mottakeren av fakturaen kan se det opprinnelige innholdet eller oppsettet som opprinnelig ble opprettet.
Enkel å skrive ut på fysisk papir
En stor fordel med PDF-fakturaen er at alt som kreves er å klikke på utskriftsknappen. Brukeren trenger ikke å stille inn formatet på papirene manuelt, da skriverne automatisk vil ta i bruk innstillingene sine, i tråd med PDF-sidemargene. Dette skaper et ekstra element av brukervennlighet når du bruker en PDF-faktura.
Enkel å tilpasse
Innholdet i PDF-dokumentet er enkelt å tilpasse. Fakturamalen kan for eksempel oppdateres slik at den samsvarer med firmalogoen, oppsettet, temaet, designet eller annet innhold eller komponent på fakturaen. På samme måte kan hyperkoblinger og annen tilleggsinformasjon legges til PDF-dokumentet.
Alle disse egenskapene som er nevnt, gjør PDF-fakturaen til en av de mest aksepterte fakturamalene for bedrifter.
Hva er en spesifisert fakturamal?
En spesifisert fakturamal betyr at en detaljert oversikt over de enkelte produktene og/eller tjenestene er gitt i fakturaen. Oversikten består av en spesifisert beskrivelse samt den tilsvarende kostnaden for varene. For å nå totalverdien av den opprettede fakturaen, legges tallene for hver linjepost sammen.
Denne detaljerte oversikten er nyttig når det gjelder gjennomgang og avstemming, da den bidrar til å sikre nøyaktigheten og fullstendigheten til forretningsposten.
Konklusjon
Kort fortalt er en fakturamal et redigerbart, tilpassbart, modifiserbart og nedlastbart filformat, som brukes til å utarbeide en faktura. Vanligvis velger små bedrifter å bruke en fakturamal. Dette skyldes at det er enkelt og billig. Videre krever det ikke sofistikert programvare for å utarbeide fakturaen.
Som en del av faktureringsprosessen lastes fakturamalen ned, tilpasses, oppdateres og sendes deretter til kundene. Ulike former for fakturamalen inkluderer PDF, Excel, Word og Google Docs så vel som andre.
Et PDF-format brukes oftere over hele verden på grunn av dets eksepsjonelle funksjoner. Disse funksjonene inkluderer at den er enkel å bruke, mindre sannsynlig å bli blokkert av e-postplattformer, enkel å skrive ut og lett tilgjengelig. Virksomheten kan velge å velge fakturamalen med en detaljert oversikt. Denne oversikten gjør det enkelt å gjennomgå og forstå, samtidig som det hjelper til med avstemming av innholdet i fakturaen.